Leerling-administratie

Slotdocument

Verantwoording:
De gegevens van alle kinderen worden bijgehouden. De gegevens worden bij allerlei doeleinden gebruikt zoals: groeps- en leerlingenbesprekingen of contacten met ouders en instanties. Daarbij wordt rekening gehouden met de wet op de privacy.

Doel:
De belangrijke gegevens van de kinderen op onze school verzamelen, noteren en bewaren om de persoonlijke omstandigheden en de doorgaande lijn van de kinderen te bewaken.
Alle dossiers en mappen die gebruikt worden hebben een uniforme indeling, er zijn afspraken over het gebruik hiervan en er zijn afspraken met betrekking tot de afscherming van privacygevoelige informatie.
Er is een protocol dat het inzagerecht van ouders en informatieoverdracht aan derden regelt en er zijn afspraken over het periodiek opschonen, afsluiten en vernietigen van leerlingengegevens.

Werkwijze:
We vinden de volgende zaken van belang met betrekking tot de groeps- en leerlingengegevens:

  1. In de directiekamer is een basisdossier voor alle leerlingen.
    Hierin zitten de volgende zaken:
    - de leerlingenkaart met persoonlijke gegevens
    - de identiteitsverklaring die door ouders is ondertekend
    - kleuterrapporten
    - praatpapieren van leerlingenbesprekingen
    - onderzoeksverslagen
    - handelingsplannen
     
  2. In alle groepen worden de volgende mappen bijgehouden:
    1. de leerlingenmap:
      Hierin zitten de volgende zaken:
      Algemeen:
      • praatpapier (voorbeeld) met kernwoorden
      • voorbeeld rapportblad
      • attentielijst
        Ped. Leerlingvolgsysteem: Eggo gedragskaarten
      • handleiding/beschrijving
      • toelichting
      • gedragskaart (voorbeeld)
      • groepsoverzicht
      Toetsen
      • Cito-toetsuitslagen (actueel)
      • Cito-toetsuitslagen (voorgaande jaren)
      • toetsuitslagen WIG
      • toetsuitslagen Taal Actief
      • toetsuitslagen spelling
      • toetsuitslagen begrijpend lezen
      Leerlingen
      • leerling-stamkaart
      • leerling-toetskaart
      • praatpapier
      • gedragskaart
      • rapportoverzicht
      • verslag ouderbezoek (parnassys)
      • aantekeningen van bijzonderheden (parnassys)
    2. de Groepsmap.
      Hierin wordt door de leerkracht de volgende zaken bijgehouden:
      • leerlingenlijst
      • leerstofplanning per dag
      • halfjaarlijkse leerstofplanning
      • absentielijst
      • observatielijsten
      • plattegrond
      • liedlijst geestelijke liederen
      • liedlijst gewone/vaderlandse liederen
    3. de Zorgmap
      Deze map bevat een actueel overzicht van de extra hulp in en/of buiten de groep met de daarbij behorende individuele- of groeps-handelingsplannen die in de groep of door de remedial teacher worden uitgevoerd. De handelingsplannen worden gemaakt door de groepsleerkracht in overleg met R.T.er en/of I.B.-er. Van de extra hulp wordt een logboek bijgehouden. Deze zorgmap is te vinden in de groep. Tevens bevat deze zorgmap naast het handelingsplan van rugzakleerlingen de volgende documenten: begeleidingsplan, observaties, verslagen van units met ouders en ambulante begeleider.

Gegevens met betrekking tot de leerlingenadministratie en het leerling-volgsysteem worden ook ingevoerd in het computerprogramma Parnassys. Dit programma is voor alle leerkrachten toegankelijk.

De basisdossiers, de leerlingenmappen, de groepsmappen, de zorgmappen kennen een uniforme indeling.

Er zijn teamafspraken gemaakt over recht van inzage in het basisdossier, over eenduidig gebruik en overdracht van de leerlingenmap, het gebruik van de groepsmap en de zorgmap.
(Zie bijlage 1)

De school heeft afspraken gemaakt met betrekking tot de afscherming van privacygevoelige informatie in groeps- en leerlingenmappen.
(zie bijlage 1 en protocol privacy leerlinggegevens)

Er is een protocol dat het inzagerecht van ouders en informatieoverdracht aan derden regelt.
(Zie bijlage 2)

Er zijn afspraken over het periodiek opschonen, afsluiten en vernietigen van leerlingengegevens.
(zie bijlage 3)

Handhaving en evaluatie:
Op de eerste personeelsvergadering in augustus bij de start van het schooljaar krijgen de leerkrachten de mappen en worden deze afspraken doorgenomen. Dit slotdocument wordt op een PV geëvalueerd en eventueel aangepast.


> Terug naar het BAS model